A análise operacional numa organização, faz diagnósticos por meio da tecnologia sobre a eficiência do fluxo de trabalho, provocando correção no sistema e resolução dos problemas.
Portanto, antes da execução necessita-se de um planejamento estratégico, que consiste em criar o processo de gerenciamento para atingir as metas ou resultados.
Um segundo ponto ainda anterior a análise operacional é o planejamento tático, que basicamente foca detalhadamente as atividades e tarefas a serem feitas, transformando o plano estratégico em ação.
Neste aspecto tático o trabalho é executado por diretores e gerentes de áreas específicas das organizações. Nisto consiste um conceito geral de uma análise operacional.
Quando é necessária uma análise operacional?
- Quando os custos da organização estão elevados;
- Na detecção de conflitos, e alta rotatividade de funcionários;
- Quando a qualidade do produto diminui;
- Quando a competitividade da organização no mercado diminui;
- Dificuldade de expansão dos negócios;
- Problemas nos setores operacionais e administrativos;
- Perda de estoque
Passos essenciais para maximizar a eficiência e desempenho
1. Diagnóstico
Consiste num levantamento preliminar de informações e dados relacionados à organização. Esta coleta é realizada via reuniões, entrevistas ou consultas.
O objetivo é conhecer e identificar o problema da organização, entender o cenário atual em que se encontra e definir onde e como atuar para eliminar o problema.
O ideal é ouvir os envolvidos nos processos organizacionais, direcionando-lhes perguntas e questionamentos sobre a organização.
Um exemplo é imaginar uma empresa de manufatura que deseja reduzir o tempo médio de produção de um produto em 20% nos próximos seis meses. Os diagnósticos serão baseados nesta meta.
2. Protótipos
Identificados os problemas, o próximo passo são os protótipos, que em outras palavras, são modelos e alternativas para solucionar os problemas observados no diagnóstico.
Aqui realiza-se uma validação que pode ser implementada em departamento ou uma área específica por meio de um teste piloto. Em caso de êxito, replica-se aos demais setores.
Podemos exemplificar que a análise detectou que há um atraso significativo na etapa de inspeção de qualidade da organização, comprometendo toda a cadeia produtiva.
3. Aplicação
Tendo as soluções definidas é o momento da aplicação. Sendo assim, deve-se munir das metodologias determinadas pelos envolvidos na análise organizacional, para que as soluções sejam realmente implementadas.
Como, por exemplo, a organização querer adotar um tempo de produção de 10 minutos entre a matéria-prima até a embalagem do produto final.
4. Treinamento
A análise organizacional se encerra com o treinamento. Tanto de funcionários quanto clientes, parceiros; demonstrando todo processo, as mudanças implementadas e as consequências daqui a adiante. Isto garante que o processo seja colocado em prática. Além disso, o treinamento permite que o projeto atinja os resultados almejados, conscientiza e envolve os colaboradores, incentivando-os a fazerem uma revisão periódica da análise, a participarem de debates e discussões e implementarem as soluções definidas. No fim, todos são beneficiados.
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