El análisis operativo en una organización utiliza la tecnología para diagnosticar la eficacia del flujo de trabajo, introducir correcciones en el sistema y resolver problemas. 

Por lo tanto, antes de la aplicación, es necesaria la planificación estratégica, que consiste en crear el proceso de gestión para alcanzar los objetivos o resultados.

Un segundo punto, incluso antes del análisis operativo, es la planificación táctica, que básicamente se centra en detalle en las actividades y tareas que deben llevarse a cabo, transformando el plan estratégico en acción.

En este aspecto táctico, el trabajo lo llevan a cabo directores y gerentes en áreas específicas de las organizaciones. Este es el concepto general de un análisis operativo.

¿Cuándo es necesario un análisis operativo?

• Cuando los costes de la organización son elevados;
• Detección de conflictos y alta rotación de empleados;
• Cuando disminuye la calidad del producto;
• Cuando disminuye la competitividad de la organización en el mercado;
• Dificultad para ampliar el negocio;
• Problemas en los sectores operativo y administrativo;
• Pérdida de existencias

Pasos esenciales para maximizar la eficiencia y el rendimiento

1. Diagnóstico 

Consiste en un estudio preliminar de la información y los datos relativos a la organización. Se realiza mediante reuniones, entrevistas o consultas.

El objetivo es conocer e identificar el problema de la organización, comprender el escenario actual en el que se encuentra y definir dónde y cómo actuar para eliminar el problema. 

Lo ideal es escuchar a las personas implicadas en los procesos organizativos, haciéndoles preguntas sobre la organización.

Un ejemplo es una empresa de fabricación que quiere reducir el tiempo medio de producción de un producto en 20% en los próximos seis meses. Los diagnósticos se basarán en este objetivo.

2. Prototipos 

Una vez identificados los problemas, el siguiente paso es la creación de prototipos, que en otras palabras son modelos y alternativas para resolver los problemas observados en el diagnóstico.

Aquí es donde se lleva a cabo la validación, que puede aplicarse en un departamento o área concretos mediante una prueba piloto. Si tiene éxito, se replica a los demás sectores. 

Por ejemplo, el análisis reveló que existe un retraso significativo en la fase de inspección de calidad de la organización, lo que compromete toda la cadena de producción.

3. Aplicación

Una vez definidas las soluciones, llega el momento de aplicarlas. Por tanto, hay que utilizar las metodologías determinadas por los implicados en el análisis organizativo para que las soluciones puedan aplicarse realmente.  

Por ejemplo, la organización quiere adoptar un tiempo de producción de 10 minutos desde la materia prima hasta el envasado del producto final.

4. Formación 

El análisis organizativo termina con la formación. Se trata de formar a los empleados, clientes y socios, mostrándoles todo el proceso, los cambios introducidos y las consecuencias para el futuro. Así se garantiza la puesta en práctica del proceso. Además, la formación permite que el proyecto alcance los resultados deseados, sensibiliza e implica a los empleados, animándoles a revisar periódicamente el análisis, participar en debates y discusiones y aplicar las soluciones definidas. Al final, todos salen beneficiados.

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